Artículo 1. Definiciones

Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente manual y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012, se entiende por:

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento.

c) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.

f) Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, datos relativos a la salud, a la vida sexual y datos biométricos.

g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento.

i) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

j) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Artículo 2. Objeto

El presente documento tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza Indigo House, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de hábeas data de sus huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores, en el marco de lo establecido en la ley. Lo anterior en cumplimiento del literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que impone a los responsables del tratamiento la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.

Artículo 3. Ámbito de aplicación y categorías de datos

Esta Política aplica a los datos personales registrados y por registrar en las diferentes bases de datos manejadas por Indigo House, esto es, a las bases de datos de huéspedes, visitantes, clientes, usuarios y proveedores que nos suministren sus datos para fines comerciales, operativos y de seguridad.

La información que Indigo House puede recolectar, en todo o en parte según las necesidades del producto y/o servicio, incluye —entre otros—:

• Nombres y apellidos.
• Tipo y número de identificación.
• Nacionalidad y país de residencia.
• Fecha de nacimiento.
• Estado civil y/o parentesco con menores o personas con discapacidad.
• Teléfonos fijos y celulares (personales y/o laborales).
• Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales).
• Profesión u oficio.
• Procedencia y destino, motivo del viaje.
• Preferencias de estadía, hábitos de consumo y respuestas a encuestas de satisfacción.
• Registros audiovisuales de CCTV en áreas comunes para fines de seguridad (ver Política de CCTV, cuando aplique).

Estos datos pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo propios o de terceros proveedores (dentro o fuera de Colombia), lo cual es autorizado por los titulares al aceptar esta Política.

Artículo 4. Veracidad de la información

Los titulares deberán suministrar información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible para efectos de hacer posible la prestación de los servicios por parte de Indigo House. Indigo House presume la veracidad de la información suministrada y no está obligada a verificar la identidad ni la autenticidad de los datos proporcionados por los titulares. En consecuencia, Indigo House no asume responsabilidad por perjuicios derivados de la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información, incluyendo aquellos relacionados con homonimia o suplantación de identidad.

Artículo 5. Legislación aplicable

Esta Política se elabora conforme a la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que las modifiquen, complementen o sustituyan (incluyendo circulares de la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC).

Artículo 6. Información de niños, niñas y adolescentes

Indigo House velará por el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, garantizando que en su tratamiento se respete su interés superior y sus derechos fundamentales, y, cuando sea posible, teniendo en cuenta su opinión como titulares de sus datos personales. El tratamiento se realizará con autorización del representante legal y del menor cuando sea viable.

Artículo 7. Finalidades del tratamiento

La información recolectada es utilizada para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios y/o productos adquiridos, directamente y/o con la participación de terceros, así como para:

• Gestionar reservas, modificaciones, cancelaciones, reembolsos y cobros.
• Atender consultas, quejas y reclamos; y gestionar compensaciones e indemnizaciones.
• Realizar reportes a autoridades administrativas de control y vigilancia, autoridades de policía o judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras.
• Fines administrativos y/o comerciales internos: investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación y programas de lealtad.
• Verificación y prevención de fraude, prevención de LA/FT y otras actividades delictivas.
• Envío de información comercial y publicitaria de Indigo House y de aliados comerciales, siempre que medie autorización.
• Seguridad física y de activos (incluido CCTV en zonas comunes, control de accesos y registro de visitantes, cuando aplique).

Con la aceptación de esta Política, los titulares autorizan a Indigo House a realizar el tratamiento de sus datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión) para las finalidades aquí descritas. Estas actividades pueden involucrar terceros proveedores (sistemas de reservas, OTAs, pasarelas de pago, operadores turísticos, call centers, entidades bancarias, aseguradoras, proveedores de TI y alojamiento en la nube, entre otros), quienes actuarán como Encargados del Tratamiento bajo estándares de seguridad y confidencialidad.

De manera adicional, los titulares autorizan a Indigo House para:

• Utilizar la información para fines de mercadeo de sus productos y servicios y de terceros aliados.
• Suministrar datos a autoridades competentes en virtud de requerimiento legal o reglamentario, o para la defensa de los derechos y patrimonio de Indigo House.
• Permitir acceso a auditores internos o externos.
• Consultar y actualizar los datos personales con el fin de mantenerlos actualizados.
• Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información bajo los estándares de seguridad aplicables.